Bedrijfssoftware, digitale transformatie en data

Bedrijfssoftware, digitale transformatie en data zijn drie thema’s die u dit nieuwe jaar vaker terugziet in de media van het ICT informatiecentrum. Voor deze thema’s zal iedere organisatie zich moeten afvragen welke koers daarmee gevaren wordt. Het achterwege blijven van een goed beleid en het uitstellen van keuzes brengt het risico met zich mee straks achter de feiten aan te lopen. Want de ontwikkelingen gaan snel en de invloed van ICT op businessmodellen en de winstgevendheid daarvan wordt eerder groter dan kleiner.

Goede vooruitzichten
De economie floreert, bedrijven groeien, de vooruitzichten zijn vooralsnog positief en we vinden onszelf een modern land. Toch vallen er nog regelmatig bedrijven om, is de winstgevendheid niet altijd als gehoopt en zijn veel organisaties ouderwets georganiseerd wat hun ICT betreft. Bestaande systemen worden nog niet vervangen (‘ze doen het al jaren prima’), het verder automatiseren van bedrijfsprocessen stagneert omdat medewerkers of management daar nog niet aan toe zijn en over de waarde van intern beschikbare data is nog niet veel bekend. Wat is uw antwoord op de onderstaande vragen?

Welke onderdeel van onze bedrijfssoftware is het hardst aan vervanging toe?
Ondersteunt onze ICT ons maximaal bij onze administratieve, commerciële en logistieke processen?

Waar zijn verbeteringen mogelijk?
Hebben wij of krijgen wij last van concurrentie die meer dan ons gebruik maakt van moderne ICT oplossingen?
Halen wij managementinformatie uit de data die in onze systemen zit?

ICT aandachtspunten van het MKB

De ‘Staat van het MKB’ brengt de status en ontwikkelingen in kaart van het MKB in Nederland. Gevoed door cijfers van het CBS wordt duidelijk wat de gevaren en kansen op ICT gebied zijn. Waar staat u?

De Staat van het MKB is een initiatief van het Nederlands Comité voor Ondernemerschap en Financiering. In een samenwerking tussen het CBS en het ministerie van Economische Zaken publiceert het platform cijfers en conclusies over ontwikkelingen in het midden- en kleinbedrijf. In het meest recente jaarbericht gaat het ook over digitalisering. Enkele citaten daaruit:

Digitalisering beïnvloedt onze manier van werken en draagt sterk bij aan het efficiënter maken van bedrijfsprocessen. Deze verandering heeft daarom ook een sterke link met productiviteit.
Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat arbeidsproductiviteit positief correleert met investeringen in software en computers.
Om digitalisering werkelijk te laten bijdragen aan productiviteitsgroei, moeten MKB bedrijven niet te lang wachten met het adopteren en inzetten van digitalisering om werkprocessen te verbeteren.
Voorlopers geven al aan dat de lat voor digitale transformatie steeds hoger is komen te liggen, waarbij de vastberadenheid van de ondernemer, focus op digitaal talent en adoptie van nieuwe technologie centraal staan. Bedrijven in het MKB moeten er dus voor zorgen dat ze de boot niet missen.
Nieuwe digitale technologieën kunnen bedrijven ondersteunen bij het differentiëren van hun product, bij het opschalen en bij het creëren van betere samenwerking binnen de keten. Het omarmen van deze transitie geeft ruim baan aan nieuwe bedrijfsmodellen die een kortere tijd en afstand tot de markt hebben, en efficiëntere productie. Dit biedt nieuwe kansen voor kleine en flexibele ondernemingen.
Een deel van de MKB bedrijven loopt achter in de adoptie van digitalisering. De grootste knelpunten zijn dat veel ondernemers de efficiency-baten van digitale oplossingen onderschatten en dat ondernemers de kennis missen om digitale oplossingen te implementeren.
Het lage gebruik van bestaande digitale technologieën vormt in zichzelf ook een barrière voor ondernemers om toekomstige transities rondom digitalisering en procesoptimalisatie bij te benen.
Bron: staatvanhetmkb.nl

Hoe beheers je de risico’s van maatwerksoftware?

Voor veel mensen zijn maatwerksoftware en risico’s bijna synoniem. Regelmatig komen er maatwerkprojecten in het nieuws die kampen met grote vertragingen of ernstige budgetoverschrijdingen. Er lijkt nog weinig te veranderen in het beeld dat maatwerksoftware een garantie is voor problemen. De nieuwste praktijkrichtlijn van de NEN is een eerste aanzet om een einde te maken aan het grootste risico van maatwerkprojecten.

Vijf jaar geleden hebben we de parlementaire enquête gehad naar ict-projecten van de Nederlandse overheid. Dit leverde een weinig positief beeld op. Het meest tastbare resultaat van de parlementaire enquête was de oprichting van het Bureau ICT Toetsing (BIT). Het BIT kijkt alleen mee bij ict-projecten voor de Rijksoverheid. Na het nodige rumoer rondom het BIT eerder dit jaar, lijkt het er op dat de taken van het BIT blijven bestaan. In welke vorm is nog niet duidelijk. Er lijkt de afgelopen vijf jaar nog weinig veranderd te zijn in het beeld dat maatwerksoftware een garantie is voor problemen. En dat geldt zeker niet alleen voor ict-projecten van de Rijksoverheid.

In mijn dagelijkse praktijk kom ik geregeld voorbeelden tegen van projecten met maatwerksoftware die in moeilijk vaarwater terecht zijn gekomen. Voor een deel komt dat omdat maatwerksoftware in de regel grotere en complexere projecten oplevert. Maatwerk is nodig om specifieke dienstverlening te automatiseren die organisaties uniek maken of een competitief voordeel geven. Hiervoor zijn per definitie geen standaardoplossingen voorhanden. Maatwerk moet ook veelal integreren met een divers applicatielandschap dat niet altijd even gestandaardiseerd is. Dit brengt meer risico’s met zich mee dan het uitrollen van standaardsoftware voor veel voorkomende bedrijfsprocessen, waar meer sprake is van best practices en standaardisatie.

Onderschat
Een belangrijk deel van de risico’s van maatwerksoftware is vanuit de literatuur wel bekend, maar deze risico’s worden door organisaties onderschat. Hierdoor worden er te weinig of te laat beheersmaatregelen ingezet. Dat is jammer, omdat voor veel van die risico’s passende maatregelen beschikbaar zijn die een groot deel van de risico’s beheersbaar maakt.

Recent heeft een normcommissie van de NEN een praktijkrichtlijn uitgebracht die de risicobeheersing bij ontwikkeling en onderhoud van maatwerksoftware beschrijft. Deze norm is gratis verkrijgbaar bij de NEN. In deze norm worden de belangrijkste risico’s benoemd en worden de belangrijkste beheersmaatregelen beschreven. Als ieder projectplan voor maatwerksoftware vooraf getoetst wordt aan deze norm, zijn de risico’s van projecten voor de realisatie van maatwerksoftware een stuk beter beheersbaar.

Deze praktijkrichtlijn is een vervolg op de richtlijn voor het opleveren en overdragen van software uit 2014.

Uiteraard zijn zowel de risico’s als de beheersmaatregelen zoals ze in de praktijkrichtlijn beschreven zijn generiek. Om de risico’s voor maatwerksoftware effectief te verkleinen moeten deze nog wel specifiek gemaakt worden voor ieder maatwerkproject. De praktijkrichtlijn is een goede start om de meest voorkomende risico’s van dit soort projecten te voorkomen.

De mens wikt, maar de computer beslist

In toenemende mate nemen computers op basis van algoritmes beslissingen die daarvoor alleen door mensen werden genomen. Vaak gaat dat goed, soms gaat dat minder goed. Die beslissingen worden door computers genomen bij banken en verzekeraars, maar ook in het verkeer, bij de overheid en in de zorg. Dat computers zich steeds meer met menselijke beslissingen gaan bemoeien is een feit. Maar wat vinden mensen eigenlijk van deze ontwikkeling?

We zijn er tot op zekere hoogte al aan gewend dat computersystemen ons helpen om taken makkelijker uit te voeren. Als een navigatiesysteem bij een wegafsluiting een alternatieve route aangeeft dan worden de aanwijzingen doorgaans klakkeloos opgevolgd. Het systeem weet het uiteindelijke eindpunt en ook de eventuele andere randvoorwaarden voor de rit. Op basis van die regels is het navigatiesysteem prima in staat om een andere route te bepalen. Daar vertrouwen we op.

Maar van heel veel beslissingen die door computers op basis van algoritmes worden genomen zijn we helemaal niet op de hoogte. Sterker nog, we zijn ons niet eens bewust dat die beslissingen door computers worden genomen. Dat gebeurt allemaal ‘achter de schermen’ en bij het uiteindelijke resultaat, bijvoorbeeld de toe- of afwijzing van een verzekering of hypotheek, ziet de klant helemaal niet dat aan die beslissing een grondige analyse door een algoritme vooraf is gegaan.

Vijf valkuilen bij de migratie naar de cloud

Overstappen naar de cloud lijkt eenvoudig, maar de migratietrajecten liggen vol projectwrakken. Lees hier waar de valkuilen liggen en hoe u deze kunt omzeilen.

1. Alle applicaties overzetten.
Sommige applicaties zijn ongeschikt voor de migratie, bijvoorbeeld vanwege compliancy of security issues of omdat ze ingrijpend aangepast moeten worden aan de cloud architectuur.
2. Gevangen in het cloud web.
Applicaties moeten desgewenst overgezet kunnen worden naar een andere cloudprovider of –omgeving. Een oplossing om de portabiliteit te waarborgen is het gebruik van cloud containers.
3. Te weinig aandacht voor security.
De verantwoordelijkheid voor de databeveiliging ligt niet alleen bij de cloudprovider, maar ook bij de klant. Neem daarom zelf ook maatregelen om de security op topniveau te brengen.
4. Alleen aandacht voor technologie.
Ook medewerkers en processen zijn belangrijk bij de migratie. Zorg daarom dat iedereen goed getraind is in het werken met de cloudsystemen.
5. Onnodige kosten.
De kostenvoordelen die migratie naar de cloud opleveren kunnen teniet gedaan worden wanneer niet goed wordt nadacht over het nut van overbodige (on-demand) clouddiensten.

Voordelen van content en process intelligence

Hedendaagse technologische ontwikkelingen bieden organisaties grenzeloze mogelijkheden om hun processen en bedrijfsvoering te verbeteren, inzichten uit data om te zetten in een optimale klantervaring en bedrijfsresultaten te verbeteren. De digitale transformatie staat zonder twijfel centraal bij de recente inspanningen van bedrijven om workflows te moderniseren en te verbeteren, de productiviteit te verhogen en concurrentievoordeel te behalen.

n de moderne bedrijfsomgeving zijn content en data de drijvers van digitale platformen die inzichten genereren waarmee waarde, efficiëntie en klantervaring worden verbeterd. Om die reden is het belangrijk dat bedrijfsorganisaties aandacht besteden aan twee onderling verbonden technologieën die de mogelijkheden van de digitale transformatie vergroten door bedrijfsprocessen uit te breiden: Content en Process Intelligence.

Content – en dan met name ongestructureerde content – is de spil waar alle bedrijfsactiviteiten om draaien. Elke afdeling ontvangt informatie via verschillende kanalen, zoals mobiele telefoons, e-mail, scanners en via de post. Deze informatie hebben organisaties nodig om gerichte acties te ondernemen om klantenservice te verbeteren, de betrokkenheid te vergroten, bedrijfsvoering te verbeteren en omzetkansen te identificeren.

In het verleden gebruikten organisaties technologische oplossingen om documenten te digitaliseren, te classificeren en de gegevens daarin te ontsluiten. Nu systemen en bedrijfsprocessen echter complexer worden, wenden bedrijven zich tot robotic process automation (rpa) om operationele kosten te optimaliseren, processen te stroomlijnen en repetitieve en handmatige taken te verminderen.

ICT vernieuwingen uitstellen of juist nu voorbereiden?

De economische impact van de coronacrisis is in het bedrijfsleven even onzeker als het verloop van de crisis zelf. Om kosten te beheersen worden ICT vernieuwingen uitgesteld. Daar zitten voordelen en nadelen aan. Er zijn redenen om juist nu vooruit te kijken en een oriëntatie te starten.

De ING bank monitort ontwikkelingen in het bedrijfsleven en publiceert daarover. Op korte termijn ziet de bank niet al te grote invloed van de coronacrisis op de ICT sector in het geheel. Enkele subsectoren, zoals datacenters en cloud- en servicebedrijven die thuiswerk oplossingen faciliteren, zien een forse groei in belangstelling en omzet. In sectoren die hard geraakt worden, zoals horeca en transport, worden projecten uitgesteld of gestopt, hetgeen ICT dienstverleners in deze branches ook direct merken. Op middellange termijn wordt dat effect groter.

Regeren is vooruitzien
Nu het verloop van de crisis, de duur ervan en de totale impact die deze heeft op de economie nog erg onzeker zijn, schakelen ook veel bedrijven die niet hard worden getroffen, terug naar een veilige modus. Schaalbare kosten worden teruggeschroefd. Het behoud van personeel en omzet heeft prioriteit. Allemaal logische, terechte en begrijpelijke keuzes. ICT vernieuwingen en plannen daarvoor krijgen daardoor automatisch minder aandacht, omdat het rendement daarvan pas op langere termijn verwacht wordt. Op de korte termijn zien bedrijven de overgang naar bijvoorbeeld nieuwe bedrijfssoftware als een investering en een extra inspanning van de organisatie. Daar lijkt het nu niet het moment voor. Mogelijk inspireren de onderstaande drie invalshoeken u.

Oriëntatie
Veel bedrijfsprocessen worden verstoord. Sommige medewerkers hebben het extra druk, bij anderen is het juist wat rustiger. Misschien is er juist nu tijd voor een oriëntatie op de mogelijkheden van nieuwe bedrijfssoftware, zoals ERP, CRM of HRM software. Of voor een onderzoek naar wat u met data kunt doen en hoe business intelligence u daar in de toekomst bij kan helpen. Kortom, u kunt voorzichtig plannen maken voor het optimale gebruik van ICT oplossingen als straks de crisis voorbij is.
Toepassen
Sommige ICT vernieuwingen vragen geen grote investeringen. Voor CRM of HRM en heel veel andere software zijn online oplossingen. U investeert niet in de software en het onderhoud ervan, maar u betaalt voor het gebruik ervan; vaste bedragen per gebruiker per maand, vaak niet meer dan enkele tientjes. Misschien heeft u juist nu tijd voor het uitzoeken van een goede oplossing en de implementatie ervan, zodat u er direct de vruchten van plukt als alles weer normaal wordt.

Aanpassen
Bedrijven die eerder begonnen zijn met de digitale transformatie, ervaren daar nu dagelijks de enorme voordelen van. Zij hebben al grote delen van hun bedrijfsprocessen gedigitaliseerd en maken optimaal gebruik van cloudoplossingen. Kenmerk daarvan is dat het gebruik overal mogelijk is. Thuiswerken, samenwerken op afstand en documenten delen is allemaal normaal voor hen. Het is nu een goed moment om te onderzoeken waar in uw bedrijf qua sales, financiële administratie, orderverwerking, facturering, uitlevering, voorraadbeheer of klantcontact beperkingen zitten in de door u gebruikte ICT oplossingen. Zou het op een andere manier beter zijn, is de vraag. Alle informatie die u dat nu oplevert, kunt u straks gebruiken voor een (misschien wel noodzakelijke) inhaalslag.